一、優化存儲環境，降低環境侵蝕

1.溫濕度控制

檔案室溫度建議控制在 14℃-24℃，相對濕度 45%-60%（GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》**）。

潮濕環境中，檔案密集柜可配置除濕機或在柜內放置干燥劑，并定期更換；干燥季節可使用加濕器，防止板材開裂或金屬部件銹蝕。

2.防塵與防蟲處理

檔案密集柜底部與地面保持一定距離（建議≥10cm），可加裝防塵板或密封條，減少灰塵進入。

定期檢查檔案是否有蟲蛀跡象，柜內可放置防蟲藥劑，避免藥劑直接接觸檔案；發現蟲害時，需及時對檔案密集柜和檔案進行消殺。

3.避光與防火管理

避免密集柜長時間暴露在強光下，窗戶可安裝遮光窗簾，防止板材褪色或金屬氧化。

檔案室嚴禁明火，密集柜周圍不得堆放易燃物品，并配備滅火器等消防設施，防止火災對柜體造成不可逆損傷。

二、及時處理故障，避免小問題擴大化

1.常見故障自查與解決

架體移動困難

可能原因：軌道積塵、鏈條松弛

解決方法：清潔軌道，調整鏈條張緊度

傳動時有異響

可能原因齒輪磨損、軸承缺油

解決方法：潤滑齒輪和軸承，更換磨損部件

隔板下垂

可能原因超載或隔板支撐件松動

解決方法：減少載重，加固支撐件或更換隔板

鎖具失靈

可能原因鎖芯生銹、鑰匙磨損

解決方法：涂抹潤滑劑，更換鎖芯或鑰匙

2.專 業維修介入

若遇到復雜故障（如架體嚴重傾斜、傳動系統癱瘓），或缺乏維護經驗，需及時聯系生產廠家或專 業維修團隊處理，避免自行拆解導致部件損壞加劇。

三、周期性升級改造，延長使用周期

1.部件升級

對使用年限較長的密集柜，可逐步更換易損件（如滑輪、鏈條、把手），升級為耐磨材質部件（如不銹鋼滑輪替代塑料滑輪）。

手動密集柜可加裝簡易智能模塊（如電子標簽、掃碼檢索裝置），提升管理效率的同時，避免因功能落后被淘汰。

2.結構優化

若檔案室空間布局調整，可請廠家重新規劃密集柜列數與通道寬度，避免因布局不合理導致局部架體過度使用。

對于多層檔案室，可在底層密集柜底部加裝防震墊，減少上層柜體對下層的壓力傳導。

四、建立維護檔案，落實責任制度

記錄維護臺賬：詳細記錄每次維護的時間、內容（如潤滑部位、更換部件）、故障處理情況等，便于追溯問題和制定周期性維護計劃。

責任到人：指 定專人負責檔案密集柜的日常管理與維護，避免因無人監管導致維護缺失。

通過以上措施，可顯著延長手動密集柜的使用壽命（通常可從標 準設計壽命 10-15 年延長到20 年以上），同時提升檔案管理的安全性和效率。關鍵在于預防為主、定期維護、規范使用，將損耗控制在萌芽狀態。